Ein Blick hinter die Kulissen der Vorsorgeberatung
Wie sieht eigentlich ein typischer Arbeitstag eines Bestattungsvorsorgeberaters bei HIMML Vorsorge aus?
Wenn am frühen Morgen das Büro aufgesperrt wird, ist in der Friedrichstraße schon viel Leben – Schulkinder und Berufstätige sind zu Fuß, mit dem Fahrrad, dem Bus oder dem Auto unterwegs, während das Team von HIMML Vorsorge den Arbeitstag beginnt.
Dieser startet mit einem kurzen gemeinsamen Meeting der Bestattungsvorsorgeberaterinnen Birgit Sahrmann und Norma Weidemann. Dieses „interne Update“ ermöglicht es auf Fragen und Anliegen der Vorsorgenden kompetent eingehen zu können, unabhängig davon welche Beraterin die erste Ansprechpartnerin gewesen ist. Sofern beide Beraterinnen zeitgleich im Büro sind, lernen die Vorsorgenden auch beide kennen und wissen, dass alle stets „Hand in Hand“ arbeiten und über alle Vorsorgefälle Bescheid wissen. Am Morgen findet auch die Besprechung mit dem Leiter des Vorsorgebüros, Timothy Kolb, statt, in der es um übergeordnete Planungen und erweiterte Aufgaben geht, stets verbunden mit der Frage nach weiteren Verbesserungen, um die Dienstleistung noch mehr an die Bedürfnisse der Vorsorgenden anzupassen.
Zahlreiche Beratungsgespräche
Über den Tag verteilt finden Beratungsgespräche statt, für die verschiedene „Kanäle“ zur Verfügung stehen: „Es ist uns wichtig, dass Sie sich wohlfühlen können und dürfen, daher entscheiden Sie, ob unsere Erstberatung im Vorsorgebüro oder bei Ihnen zu Hause erfolgen soll“, erläutert Timothy Kolb. Darüber hinaus gibt es auch telefonische Beratungen sowie erste Informationen über den hierfür entwickelten Vorsorgeleitfaden. „Gerne dürfen Sie auch in unserem Büro vorbeischauen, wir freuen uns immer auf Sie. Allerdings können wir nicht garantieren, dass eine eingehende Beratung sofort realisiert werden kann, da täglich Beratungen stattfinden“, so Kolb weiter. „Zumindest haben wir uns aber bereits kennengelernt und Sie können schon mal erste Informationen mit nach Hause nehmen – und das Wissen, dass es gar nicht mehr so schwer sein wird über den Tod zu reden.
Zwischen den Beratungsgesprächen beantworten das Team telefonische Anfragen und kümmert sich um die nächsten Schritte auf dem Weg zur individuellen Bestattungsvorsorge: Das Team verfasst für jeden Vorsorgenden eine „Willenserklärung“, die seine Wünsche in Worte fasst und als Grundlage für die Berechnung der Gesamtkosten dient. „Bei der Berechnung der Kosten legen wir Wert darauf, dass nicht nur die Bestatter-Kosten aufgelistet werden, sondern auch alle anderen zu erwartenden Kosten anderer Dienstleister. Hierfür holen wir Angebote ein und recherchieren notwendige Informationen. So erhalten Sie eine aktuelle und realistische Zusammenstellung aller zu erwartenden Kosten“, verspricht Timothy Kolb.
Änderungen möglich
Mit Vorsorgenden, die diese Unterlagen schon erhalten haben, führt das Team Gespräche über etwaige Änderungen an ihrer Willenserklärung und, sofern diese Änderungen Auswirkungen auf die Kosten haben, werden diese auch neu berechnet. „Eine Bestattungsvorsorge ist für den Vorsorgenden ein Prozess, den er in seinem eigenen Tempo durchläuft – wir passen uns diesem Rhythmus an.“ Am Ende eines Vorsorgeprozesses steht dann der Termin für den Abschluss, bei dem alle wichtigen Dokumente und Formulare unterzeichnet werden. Zu diesem Zweck erstellen die Beraterinnen den Vorsorgeordner, der nach der Unterschrift bei den Kunden verbleibt, sowie die Zweitschriften, die im Vorsorgebüro sicher aufbewahrt werden. „Hierdurch werden Sie offiziell Teil der HIMML Vorsorgefamilie – für das Team von HIMML Vorsorge sind Sie das vom ersten Augenblick an.“
Expertenkontakt
HIMML Vorsorge
Friedrichstraße 1, 95444 Bayreuth
Telefon: 0921 7577144
