Zur Aktivierung einer Bestattungsvorsorge ist ein Abschlussgespräch notwendig, bei dem alle relevanten Dokumente dem Vorsorgenden nochmals erläutert werden. Im Zuge dieser Ausführungen muss der Vorsorgende auch entsprechende Unterschriften leisten, durch die seine Bestattungsvorsorge offiziell „aktiviert“ wird. Dazu gehören Dokumente wie beispielsweise der Vorsorgevertrag, die Willensbekundung sowie, falls notwendig, die Einwilligung zur Feuerbestattung. „Wir sprechen in Bezug auf das Abschlussgespräch auch gerne von der Autogrammstunde“, so Timothy Kolb, Leiter der HIMML VORSORGE. „Ein gewisses Maß an Bürokratie lässt sich leider nicht vermeiden.“
Alle Dokumente in Zusammenhang mit der Bestattungsvorsorge werden in einem individualisierten Vorsorgeordner zusammengefasst und dem Vorsorgenden übergeben. Die Struktur des Ordners ermöglicht es, noch weitere Dokumente, die im Zusammenhang mit der dereinstigen Bestattung stehen, darin abzulegen. Dies könnten beispielsweise Unterlagen zu Sterbegeldversicherungen oder einer bereits vorhandenen Grabstätte sein.

Dem Ordner liegt zudem ein Formular bei, in dem der Vorsorgende alle im Todesfall durchzuführenden Abmeldungen auflisten kann, ganz gleich, ob Angehörige diese Abmeldungen vornehmen oder HIMML BESTATTUNGEN damit beauftragt wird. Eindeutige Angaben an dieser Stelle verringern den Aufwand und können Fehler im Abmeldeprozess vermeiden. „Der Vorsorgeordner ist die zentrale Informationsquelle für Angehörige im Todesfall. Daher empfehlen wir, den Aufbewahrungsort und Inhalt des Ordners den betreffenden Personen mitzuteilen“, so Timothy Kolb. Selbstverständlich sind alle Informationen rund um den spezifischen Vorsorgefall auch bei HIMML VORSORGE analog und digital hinterlegt.